O Hospital Ministro Costa Cavalcanti (HMCC) está com uma nova ferramenta para assinatura digital de documentos. O “Yopen” está ativo há cerca de dois meses e tem dado resultados positivos para a instituição. Além de diminuir o tempo de espera nas assinaturas, reduziu as impressões, contribuindo para a sustentabilidade ambiental e financeira do centro hospitalar.
A plataforma permite um melhor gerenciamento na assinatura de contratos e outros documentos institucionais. O processo de enviar às testemunhas, diretores e gerentes, e aos terceiros, que antes podia demorar dias, agora, pode ser feito em minutos.
“Os sistemas de assinaturas digitais já estão popularmente conhecidos e é um passo importante da instituição em busca da sua atualização tecnológica”, disse a gerente da Assessoria Corporativa e gestora do setor de contratos, Silvana Bidutti.
Para o diretor superintendente do HMCC, Fernando Cossa, o hospital tem buscado cada vez mais otimizar seus processos. “E a assinatura de documentos agora é mais uma etapa vencida. Precisamos dar celeridade, contribuir com a sustentabilidade e avançar com nossos trabalhos”, destacou.
A contratação de todo o sistema ficou a cargo da Divisão de Tecnologia da Informação (TI). Segundo Douglas Alexandrino, da TI, diversas plataformas foram analisadas e testadas, até encontrar uma que atendesse a demanda do setor. “São fluxos que precisam ser seguidos, entre outras funções que conseguimos encontrar com a Yopen”, falou.
Processo de assinatura
Segundo Douglas, uma das facilidades do novo sistema é de o usuário receber o link para assinatura no momento certo. “Temos uma ordem de assinatura a ser seguida, e o próprio sistema consegue identificar isso e realizar os envios”, explicou.
Um colaborador que precisa assinar um contrato, por exemplo, recebe no e-mail ou WhatsApp o link para acesso. Ao abrir, preenche com as informações pessoais solicitadas e realiza a assinatura.
Vale destacar que os e-mails para assinatura sempre terão a Yopen como remetentes, e o colaborador precisa estar alerta se realmente precisa assinar algum documento, para não cair em e-mails de “phishing”.